Protocol gebruik van camera- en videobeelden

Privacyreglement Wartburg College

In dit protocol zijn de afspraken vastgelegd met betrekking tot het gebruik van de camera's en het bekijken en de opslag van de beeldinformatie. 

Artikel 1. Doel van camera- en video-opnames

Het maken van (digitale)opnames heeft ten doel: 

  • het zorgdragen voor beveiliging om ongewenst gedrag (waaronder, maar niet uitsluitend: diefstal, vandalisme en pestgedrag) te voorkomen en in voorkomende gevallen te kunnen signaleren en vastleggen.
  • het begeleiden en coachen van medewerkers, in het bijzonder maar niet uitsluitend onderwijzend personeel in lessituaties.

Artikel 2. Begripsbepaling

  1. camera’s: het betreft camera’s die bedoeld zijn voor algemeen toezicht;
  2. camerasysteem: het geheel van camera’s, monitoren, opnameapparatuur, verbindingskasten, glasvezelverbindingen en bevestigingen;
  3. video-opnames: camera-opnames met als doel begeleiding en coaching van personeel;
  4. beheer: zorg voor de continuïteit van het cameratoezicht;
  5. Hoofd Technische Dienst: degene die is belast met het beheer van het camerasysteem;
  6. beeldinformatie: de door het camerasysteem verkregen en geregistreerde filmbeelden.

Artikel 3. Plaats- en tijdbepaling cameratoezicht en video-opnames

  1. Cameratoezicht vindt plaats op het schoolterrein van de locaties van het Wartburg College. Binnen de schoolgebouwen vindt cameratoezicht plaats op de plaatsen en de tijdvakken als omschreven in bijlage 1 bij dit protocol.
  2. Video-opnames worden gemaakt in lessituaties en op incidentele basis. 
  3. Voor het bevorderen van het bieden van kwalitatief goed onderwijs heeft de school een gerechtvaardigd belang bij het maken van video-opnames met het oog op begeleiding en coaching van onderwijzend personeel. Om deze reden wordt voor deze opnames (vooraf) geen toestemming gevraagd. Indien een leerling en/of zijn ouders bezwaar hebben tegen opnames die met het oog op begeleiding en coaching van personeel worden gemaakt, dan zal de school ervoor zorgen dat de leerling tijdens de opnames een dusdanige plek krijgt in de klas dat deze niet in beeld komt. Een dergelijk bezwaar kan kenbaar gemaakt worden aan de functionaris gegevensbescherming.

Artikel 4. Taken, verantwoordelijkheden en beveiliging 

  1. Het cameratoezicht en het maken van video-opnames geschiedt onder verantwoordelijkheid van het College van Bestuur.
  2. Degene die belast is met het beheer van het camerasysteem is het Hoofd Technische Dienst.
  3. Bevoegd tot het bedienen van het camerasysteem en het bekijken van de beelden zijn leden van het College van Bestuur, locatiedirecteuren, conciërges, hoofd technische dienst, medewerker veiligheid en huisvesting en de functionaris gegevensbescherming. Een directeur kan zich, indien noodzakelijk, hierbij laten vervangen door een adjunct-directeur.
  4. Degenen die toegang hebben tot de camera- en videobeelden zullen daarmee strikt vertrouwelijk omgaan. Zij zullen geheimhouding betrachten (zie artikel 4.4 van het Privacyreglement).
  5. Er zijn passende technische en organisatorische maatregelen getroffen ter beveiliging van de camerabeelden en het camerasysteem.

Artikel 5. Kenbaarheid

  1. Het cameratoezicht wordt kenbaar gemaakt door middel van borden of stickers op de plaatsen waar cameratoezicht plaatsvindt en bij de ingang van het terrein.
  2. Video-opnames met als doel begeleiding en coaching worden uitsluitend gemaakt in overleg met de betrokken personeelsleden en de betrokken leerlingen worden geïnformeerd. 
  3. Alle personeelsleden, leerlingen en ouders worden geïnformeerd over dit protocol door in onze communicatie met betrokkenen te verwijzen naar onze privacyverklaring en ons privacyreglement.
  4. Voor betrokkenen is het protocol in te zien via https://privacy.wartburg.nl/.

Artikel 6. Doelbinding, zorgvuldigheid, bewaartermijnen en rechten van betrokkenen

  1. De geregistreerde camera- en videobeelden worden uitsluitend gebruikt voor de doelstellingen zoals in dit protocol zijn verwoord.
  2. Het gebruik van de camera- en videobeelden zal niet verder gaan dan strikt noodzakelijk is voor het doel waarvoor het toezicht is ingesteld.
  3. De bewaartermijn van de camerabeelden die gemaakt zijn met het oog op de veiligheid van de school zijn opgenomen in ons register van verwerkingsactiviteiten. De camerabeelden mogen langer bewaard worden in het kader van een wettelijke bewaarplicht of als dat noodzakelijk is voor de afhandeling van geconstateerde incidenten. Zodra het incident is afgehandeld, worden de beelden vernietigd.
  4. De bewaartermijn van videobeelden die zijn gemaakt met het oog op begeleiding en coaching van personeel zijn opgenomen in ons register van verwerkingsactiviteiten. De videobeelden morgen langer bewaard worden als dit nodig is voor het begeleidingstraject. Na afronding van het begeleidingstraject of zoveel eerder als daarom door de medewerker wordt verzocht, worden de beelden vernietigd.
  5. De betrokkene van wie beelden zijn vastgelegd heeft recht van inzage, recht op rectificatie, recht op wissing en recht op beperking van verwerking van gegevens conform artikel 6 van het Privacyreglement.

Artikel 7. Heimelijk cameratoezicht

  1. Heimelijk cameratoezicht kan worden ingezet indien er sprake is van een serieus en concreet vermoeden van diefstal, c.q. andere onrechtmatigheden en de school er niet in is geslaagd om met behulp van minder vergaande middelen – waaronder het reguliere cameratoezicht – tot uitkomsten te komen.
  2. Het heimelijk cameratoezicht wordt in duur en omvang zo beperkt mogelijk gehouden.
  3. Het heimelijk cameratoezicht zal zich niet uitstrekken tot plaatsen waar de privacy van de betrokkenen onder alle omstandigheden gewaarborgd dient te zijn, waaronder in ieder geval doch niet uitsluitend, de was- en toiletruimten, de kamers van de schoolleiding, de vertrouwenspersonen e.d.
  4. Heimelijk cameratoezicht is uitsluitend toegestaan na specifieke voorafgaande toestemming van het College van Bestuur onder vermelding van de voorwaarden waaronder het heimelijk cameratoezicht plaatsvindt.
  5. Het Wartburg College informeert - voor zover redelijkerwijs mogelijk - achteraf de betrokkenen over het toegepaste heimelijk cameratoezicht.
  6. Voordat heimelijk cameratoezicht wordt toegepast, meldt het College van Bestuur haar voornemen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Er wordt niet eerder aangevangen met heimelijk toezicht dan na instemming daarmee van de Autoriteit Persoonsgegevens.