Informatie voor leerlingen

Privacy Wartburg College

Het Wartburg College neemt privacy serieus. Hier lees je hoe wij omgaan met de informatie (persoonsgegevens) die we van jou ontvangen.

& Heeft de school privacyregels vastgesteld?

Ja, de school heeft privacyregels vastgesteld. Deze regels zijn opgeschreven in een privacyreglement en voldoen aan nationale en internationale privacywetgeving. Je kan dit reglement en onze privacyverklaring bekijken op de website van de school privacy.wartburg.nl. Daar staat welke gegevens we verzamelen, waarom we dit doen, wie toegang heeft tot jouw gegevens en hoe we de informatie beschermen. Kom je iets tegen waar je meer over wilt weten: kijk dan eerst in het privacyreglement of in de privacyverklaring.

$ Waarom heeft de school deze informatie nodig?

De school heeft jouw persoonsgegevens nodig om je in te kunnen schrijven op school en om onderwijs te geven. Informatie over jou wordt dus alleen gebruikt voor doelen die hiermee te maken hebben. Denk bijvoorbeeld aan het maken van een schoolaccount, het dagelijks lesgeven en het bijhouden van jouw prestaties op school. Maar een doel is ook om de overheid te informeren als zij om informatie vragen. Wij gebruiken jouw persoonsgegevens voor deze doelen alleen als het nodig is om de onderwijsovereenkomst na te komen, omdat

  • het hoort bij de (wettelijke) taak van de school;
  • we afspraken met andere partijen moeten uitvoeren;
  • we je willen beschermen;
  • het noodzakelijk is voor het algemeen belang;
  • wij er zelf een gerechtvaardigd belang bij hebben.

Een voorbeeld is beeldmateriaal van beveiligingscamera’s waar jij op te zien bent. Wij hebben met het oog op de veiligheid van jou en andere personen die op school aanwezig zijn en de beveiliging van het gebouw (een gerechtvaardigd) belang bij het maken van deze beelden. Natuurlijk staat hierbij altijd de bescherming van jouw privacy voorop en hebben we maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beschermen.

Sommige gegevens gebruiken wij alleen met jouw toestemming. Om welke gegevens dit gaat en waarvoor wij precies toestemming nodig hebben, kun je lezen op het toestemmingsformulier. Als je jonger bent dan 18 jaar dan vragen wij deze toestemming aan je ouder(s)/verzorger(s). Ben je 16 of 17 jaar dan vragen wij deze toestemming zowel aan je ouder(s)/verzorger(s) als aan jouzelf.

+ Geeft de school mijn persoonsgegevens aan anderen?

Ja, maar slechts in beperkte gevallen. De school is bijvoorbeeld verplicht om soms gegevens te delen met de overheid en ook geven wij gegevens over jou aan zorgverleners als dit nodig is. Ook als andere bedrijven werk doen voor de school ontvangen zij gegevens van jou als dat nodig is, zoals leveranciers van digitale leermiddelen en bedrijven die administratief werk voor de school doen. Met deze bedrijven maakt de school wel altijd duidelijke afspraken, zodat jouw gegevens ook daar goed beschermd zijn. Ook maakt de school gebruik van clouddiensten, waarbij gegevens worden opgeslagen op servers in Nederland en in het buitenland. De school zorgt ervoor dat de uitwisseling met het buitenland alleen plaatsvindt met landen waar sprake is van een adequaat (vergelijkbaar) niveau van gegevensbescherming als in Nederland of zorgt voor passende waarborgen.

¾ Hoe lang worden mijn gegevens bewaard?

De school bewaart jouw persoonsgegevens op servers en op papier niet langer dan nodig is. De school heeft eerst gekeken waarom de gegevens worden verzameld en heeft vervolgens besloten hoe lang ze worden bewaard of gekeken hoe lang wij ze volgens de wet moeten bewaren. In het register van verwerkingsactiviteiten (bijlage 1 bij het privacyreglement) is van elk persoonsgegeven opgeschreven hoe lang het wordt bewaard.

G Welke rechten heb jij of, als je nog geen 16 bent, je ouder(s)/verzorger(s)?

Je kan een kopie opvragen van de persoonsgegevens die door de school worden gebruikt. Ook kan je de school vragen gegevens aan te passen of te wissen als je vindt dat de informatie niet klopt of onvolledig is. De school is verplicht om persoonsgegevens te wissen of niet meer te gebruiken als de gegevens niet meer nodig zijn en jij je toestemming intrekt of bezwaar maakt tegen het gebruik daarvan. Daarnaast heb je het recht om de gegevens die jij of je ouder(s)/verzorger(s) ooit zelf aan de school hebben gegeven, mee te nemen. De school geeft als je daarom vraagt de gegevens altijd in een makkelijk mee te nemen vorm aan jou mee of stuurt deze op jouw verzoek naar een derde partij.

Vind je dat de school niet zorgvuldig omgaat met jouw persoonsgegevens? Neem dan eerst contact op met de school om dat te bespreken. Helpt dit niet en heb je een klacht? Dan kan je een klacht melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens via hun website (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl). Zij kunnen dan besluiten om een onderzoek te starten. Als je nog geen 16 bent gelden de rechten die hier staan voor je ouder(s)/verzorger(s).

2 Meer informatie

Wil je meer informatie over welke persoonsgegevens wij precies van jou verwerken, met welk doel wij dit doen, van wie wij deze gegevens ontvangen, met wie deze gegevens worden gedeeld en hoe wij jouw privacy waarborgen? Bekijk dan ook de privacyverklaring en het privacyreglement op de website privacy.wartburg.nl.

) Vragen? Neem contact op met onze functionaris gegevensbescherming

Als je vragen hebt of meer wilt weten over privacy op school, dan kan je contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming (FG). Je kunt deze functionaris bereiken via functionarisgegevensbescherming@wartburg.nl. De algemene contactgegevens van de school zijn te vinden op onze website www.wartburg.nl.

? Informatie voor je ouders: toestemmingsformulier gegevensverwerking

Voor sommige verwerkingen van persoonsgegevens van onze leerlingen hebben wij schriftelijke toestemming nodig. Voor een kind dat jonger is dan 18 jaar is er het wettelijk ouderlijk gezag. De wet geeft ouders de bevoegdheid om namens hun kinderen op te treden. Wij vragen de toestemming daarom aan de wettelijke vertegenwoordiger(s) van de leerling. U kunt deze toestemming aan ons verstrekken door deze verklaring in te vullen of tijdens het aanmelden van uw kind.  

Het Wartburg College heeft voor de in het toestemmingsformulier genoemde verwerkingen van persoonsgegevens van uw kind passende beveiligingsmaatregelen genomen om ongewenste en onrechtmatige verwerkingen te voorkomen. Voor enkele verwerkingen geldt dat niet alle risico’s weg genomen kunnen worden. Denk bijvoorbeeld aan het risico op het kopiëren en delen van foto’s van uw kind door derden. Heeft u vragen over de concrete veiligheidsmaatregelen die wij nemen of andere vragen over de verwerkingen waar wij uw toestemming voor vragen? Dan kunt u contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming via functionarisgegevensbescherming@wartburg.nl.  

De toestemming wordt gevraagd voor de inschrijvingsduur van uw kind. U kunt een eenmaal gegeven toestemming op ieder moment wijzigen en/of intrekken. Vanaf het moment dat u uw toestemming intrekt zal het Wartburg College stoppen met de betreffende verwerkingen.

Leerlingen van 18 jaar en ouder geven zelf toestemming. Een door een wettelijke vertegenwoordiger gegeven toestemming die gegeven is toen de leerling jonger was dan 16 jaar vervalt niet automatisch als de leerling 16 of 18 jaar is geworden. Deze kan wel gewijzigd en/of ingetrokken worden. 

þ Waarvoor wij precies toestemming nodig hebben

Wij vragen toestemming voor de volgende doelen:

  • Het bekendmaken van informatie over onze organisatie en activiteiten van de school;
  • Het aanbieden van diensten door de schoolfotograaf;
  • Het opstellen van een klassenlijst, telefoonlijst en/of deelnemerslijst;
  • Het overdragen van het overstapdossier aan een andere school.

Op onze school laten wij onder andere met foto’s en filmpjes zien waarmee we bezig zijn. Tijdens verschillende gelegenheden worden opnames gemaakt, bijvoorbeeld tijdens activiteiten, excursies en lessen. Ook uw kind kan op deze foto’s en in filmpjes te zien zijn. Natuurlijk gaan we hier zorgvuldig mee om. Wij plaatsen geen foto’s, waardoor leerlingen schade kunnen ondervinden.

Leerlingen kijken vaak uit naar het jaarlijkse bezoek van de schoolfotograaf en ook ouders hechten vaak aan deze traditie. Om die reden vragen wij jaarlijks een professionele fotograaf van alle leerlingen een mooie portretfoto en een klassenfoto te maken. Het laatste impliceert dat uw kind via deze foto ook bekend wordt bij families van klasgenoten. De foto’s worden door de fotograaf rechtstreeks aan u of uw kind aangeboden. Daarvoor heeft de schoolfotograaf de adresgegevens nodig. De schoolfotograaf gebruikt de contactgegevens eenmalig en zal u daarna niet benaderen met andere diensten en producten.

De school ontvangt een exemplaar van deze pasfoto en klassenfoto, zodat zij deze kan gebruiken voor bijvoorbeeld het maken van een leerlingpas en het digitale leerlingdossier. Toegang tot de foto hebben uitsluitend medewerkers van de school. De foto’s worden niet gedeeld met derden, behalve als u daarvoor toestemming hebt gegeven bij toestemming voor het bekendmaken van informatie over de organisatie en activiteiten van de school.

Indien u geen toestemming verleent voor het gebruik van de foto voor gebruik door de school, dan zal de school zelf een foto maken van uw kind, zodat zij beschikt over een recente foto van uw kind die de school kan gebruiken voor het verstrekken van een leerlingpas en het registreren van uw kind in het digitale leerlingvolgsysteem dat gebruikt wordt om uw kind te identificeren. Hiervoor heeft de school een gerechtvaardigd belang, namelijk enerzijds de beveiliging van en toezicht op personen, zaken en gebouwen die zijn toevertrouwd aan de zorg van de school en anderzijds de mogelijkheid tot identificatie van uw kind in het kader van onderwijsdoeleinden en de begeleiding van uw kind.

Klassenlijsten en telefoonlijsten worden aan klasgenoten en aan ouders van klasgenoten verstrekt, bijvoorbeeld voor het opzetten van een telefoonboom oftewel een telefoonketen van de klas. Bij excursies, werkweken en dergelijke activiteiten moeten wij regelmatig een deelnemerslijst verstrekken aan de vervoersmaatschappij of aan het verblijf- of bezoekadres. Op deze lijsten beperken wij de vermelde persoonsgegevens tot het minimum dat noodzakelijk is voor een doelmatige lijst.

De school maakt gebruik van de Overstapservice Onderwijs (“OSO”), www.overstapserviceonderwijs.nl. Door gebruik te maken van deze dienst kunnen wij veilig, juist en betrouwbaar het dossier overdragen met de gegevens van de leerling ten behoeve van het behoud van de doorlopende leerlijn van de leerling bij de overstap naar een nieuwe school en/of ten behoeve van de aanvraag bij het samenwerkingsverband passend onderwijs voor de begeleiding van de leerling.